home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d3 / chrchpr1.arc / CPROFILE.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-01-21  |  37KB  |  993 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                                    C P R O F I L E
  6.  
  7.                                 A Computerized Church 
  8.                                   Management System
  9.  
  10.                                     Version 1.3
  11.                                   September, 1985
  12.  
  13.                                         by
  14.                                     WaterWares
  15.  
  16.                                   
  17.                                     written by:
  18.                                     Rod Williams
  19.  
  20.  
  21.  
  22.         This  Reference  Manual is the extension of the "Operator's Guide"  that 
  23.         came with your program.  It has much more information about the CPROFILE 
  24.         programs than the small Guide.  Information in the Guide is not repeated 
  25.         in this manual,  but is written to be an extension of it.  You can print 
  26.         out the Guide file yourself (file CPROF.DOC) in order to have  computer-
  27.         printed pages,  then print out each of the extended manual files.   When 
  28.         finished, you can merge the pages together by section in order to have a 
  29.         full  manual  that is continuous.   The paragraph numbers will tell  you 
  30.         where the manual pages fit in with the Guide.
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.          
  72.  
  73.  
  74.         Page
  75.         ----
  76.  
  77.              
  78.           1     1. CPROFILE Introduction
  79.  
  80.         1-3     1-B. CPROFILE Purpose and Philosophy
  81.                   
  82.  
  83.  
  84.               Section 2: BASIC COMPUTER USAGE CONCEPTS
  85.  
  86.         2-1    2-A. Rapid CPROFILE Start-up Instructions
  87.  
  88.         2-1-1  2-A-1. Knowing your Computer Hardware and Operating System
  89.  
  90.         2-1-2  2-A-2. Computer Start-up
  91.  
  92.         2-1-3  2-A-3. Computer Components
  93.  
  94.         2-2    2-B. Common Operating System Commands 
  95.  
  96.         2-3    2-C. Managing your System Files
  97.  
  98.         2-4    2-D. Managing your CPROFILE Data Files
  99.  
  100.         2-5    2-E. General DBASE and CPROFILE Operational Rules
  101.              
  102.         2-8    2-F. Planning Your day-to-day Computer Usage 
  103.         2-8      2-F-1. The Computerized Church Office
  104.         2-8      2-F-2. Initial CPROFILE Start-up
  105.         2-9      2-F-3. Planning Your Computer Personnel
  106.         2-10     2-F-4. The Computer Usage Log
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.                      Section 3.   MPROFILE - Membership Profile
  137.  
  138.         Page
  139.         ----
  140.         3-1    3-A.  Overview
  141.         3-2      3-A    MPROFILE Main Features
  142.         3-2-1    3-A.2  MPROFILE Start-up Sequence
  143.         3-2-2    3-A.3  MPROFILE Monthly Update Processing
  144.         3-2-3    3-A.4  Basic MEMBERS File Description
  145.  
  146.         3-2-4  3-B1. TUTORIAL - MPROFILE Update Process
  147.         3-2-4    3-B1a  MPROFILE Start-up
  148.         3-2-4    3-B1b  MPROFILE, Update
  149.         3-2-5    3-B1c  Adding two new names
  150.         3-2-8    3-B1d  Changing a member information record
  151.  
  152.         3-2-9  3-B2. TUTORIAL - MPROFILE Report Generation
  153.         3-2-9    3-B2a  Make Full Information Report
  154.         3-2-10   3-B2b  Make mailing labels of all choir members
  155.  
  156.         3-2-11 3-B3. Setting up and Maintaining your church's Names Directory
  157.         3-2-11     B3a  Program Start-up
  158.         3-2-11     B3b  Initial MEMBERS File Create
  159.         3-2-12     B3c  Names Directory Set-up
  160.         3-2-13     B3d  Initial Church Activity Names Entry
  161.         3-2-14     B3e  Maintaining the Names Directory File
  162.  
  163.         3-5    3-C.  MEMBERS Data Elements Description
  164.  
  165.         3-8    3-D.  MEMBERS Information Editing
  166.  
  167.         3-10   3-E.  MPROFILE Reports
  168.         3-12     3-E2  MPROFILE Secondary Files
  169.         3-13-1   3-E3  Full Church Reports
  170.         3-13-5   3-E4  Small Church Reports
  171.         3-13-8   3-E5  Special Activities Reports
  172.         3-13-11  3-E6  Interests / Abilities Reports
  173.         3-13-12  3-E7  Special, User-specified Reports
  174.  
  175.         3-14   3-F  MPROFILE SPECIAL PROCESS: Special File Creation, Reports
  176.         3-14-1   3.F1  Introduction
  177.         3-14-2   3.F2  Print/Display Reports from selected file and
  178.                         selected record criteria
  179.         3-14-3   3.F3  Create a new, separate file from a specified input file
  180.         3-14-3   3.F4  Create an MPROFILE secondary file
  181.         3-14-4   3.F5  Selection criteria description
  182.  
  183.         3-14-5 3-G  MPROFILE SPECIAL PROCESS: Attendance Marking, Reports
  184.         3-14-5   3.G1  Overview
  185.         3-14-7   3.G2  Attendance Marking Start-up
  186.         3-14-8   3.G3  Attendance Marking
  187.         3-14-10  3.G4  Attendance Reports
  188.         3-14-10  3.G5  YEAR-END PROCESSING
  189.  
  190.         3-14-11 3-H MPROFILE SPECIAL PROCESS: Pastoral Calling
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.                            Section 3A - Appendixes
  203.  
  204.         Page
  205.         ----               3A  MPROFILE Files
  206.         3A-1   3A.1  MEMBERS File - all members, attenders
  207.         3A-2   3A.2  FCMEMBRS File - Families
  208.         3A-2   3A.3  MSCROST File - Small Churches
  209.         3A-2   3A.4  MACTIVTY File - Special Activities
  210.         3A-2   3A.5  MSKILLS File - Interests/Abilities
  211.         3A-3   3A.6  MDIRFILE - Names Directory
  212.         3A-4   3A.7  MPROFILE Working Storage Files
  213.         3A-5   3A.8  Church Membership Information Form
  214.  
  215.              3B  MPROFILE Reports Formats
  216.         3B-3   3B.1  Full-Information Report
  217.         3B-4   3B.2  Two-Line Report
  218.         3B-5   3B.3  One-Line Report
  219.         3B-6   3B.4  Monthly Attendance Check List
  220.         3B-7   3B.5  2-Column Roster
  221.         3B-8   3B.6  Mailing Labels
  222.         3B-9   3B.7  Changes List
  223.         3B-10  3B.8  Full Church Directory
  224.  
  225.         3C-1 3C  MPROFILE Programs, Process Diagram
  226.  
  227.                        Section 3 - Figures
  228.  
  229.         3-1     3-1  MPROFILE Main Menu
  230.         3-3     3-2  MPROFILE Set-up
  231.         3-4     3-2A Church Parameters Editing
  232.         3-4     3-2B Church Function/Activity Names Editing
  233.         3-8     3-1A MEMBERS Update Menu
  234.         3-8-3   3-1B MEMBERS Update-Add Format
  235.         3-13-1  3-1C MEMBERS Update-Edit Format
  236.         3-13-1  3-3  Full Church Processing Menu
  237.         3-13-1  3-3A Full Church, Special Dates Menu
  238.         3-13-5  3-4  Small Church Reports menu
  239.         3-13-8  3-5  Special Activities Reports menu
  240.         3-13-11 3-6  Interests/Abilities Reports menu
  241.         3-14-1  3-7  MPROFILE - Special File Creation, Reports
  242.         3-14-5  3-9A Full Church Attendance Marking, Reports
  243.         3-14-6  3-9B Small Church Attendance Marking, Reports
  244.         3-14-8  3-9C Attendance Marking screen
  245.         3-14-10 3-9D Full Attendance Report
  246.         3-14-11 3-H  Pastoral Calling
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.                  Section 4:1 - CFINANCE, MCONTRIB -Contributions Processing
  269.         Page
  270.         ----      
  271.         4-1    4:1-A  MCONTRIB Overview
  272.  
  273.         4:1-1  4:1-B  MCONTRIB Start-Up
  274.  
  275.         4:1-2  4:1-C  TUTORIAL - MCONTRIB
  276.  
  277.         4:1-6  4:1-D  MCONTRIB - Names Directory Parameters
  278.  
  279.         4-2    4:1-E  MCONTRIB Processes
  280.         4-3-1      E-1. Initializing MCONTRIB for a new month
  281.         4-3-2  4:1-F  Enter contributions amounts
  282.         4-3-6  4:1-G  MCONTRIB Report Printing
  283.         4-3-6  4:1-H  Direct Display/Editing of CONTRIB file, PLEDGED
  284.         4-3-7  4:1-I  Contributions Analysis Process
  285.         4-3-8  4:1-J  Special Funds Processing
  286.         4-3-9  4:1-K  MCONTRIB SET UP
  287.         4-3-10 4:1-L  END OF MONTH/QUARTER PROCESSING 
  288.  
  289.         4:1-19 4:1A  MCONTRIB Appendix
  290.                        A Contributions page of entries
  291.                        Contributions Initialize Routine
  292.                        Contributions Monthly Office Report
  293.                        Contributions Individual Statement
  294.  
  295.  
  296.                   Section 4:2  CFINANCE, CFBUDGET  - Budget Manager
  297.  
  298.         4-5     4:2  Church Budget Manager
  299.  
  300.         4-6     4:2-A  Description of Main CFBUDGET Processes
  301.         4-7     4:2-B  Screen Displays
  302.  
  303.         4-7-1   4:2-2  TUTORIAL: Church Budget Manager
  304.  
  305.         4-7-3   4:2-3  Start up
  306.         4-7-4      -3.1  Set Up
  307.         4-7-5      -3.2  Names Directory Editing
  308.         4-7-6      -3.3  Account Data Entry
  309.  
  310.         4-7-7   4:2-4  Account Data Entry
  311.         4-7-7      -4.1  Church Received Amounts Entry
  312.         4-7-8      -4.2  Accounts Department Summaries Processing
  313.         4-7-11     -4.3  Department Accounts update Processing
  314.  
  315.         4-7-14  4:2-5  CFBUDGET Reports
  316.         4-7-14     -5.1  Print checks that have been posted
  317.         4-7-14     -5.2  Post Accounts with amounts to be paid
  318.         4-7-14     -5.3  Display payment amounts from specified date
  319.  
  320.         4-7-15  4:2-6  ACCOUNTS file Updating to a new Month or Year
  321.         4-7-15     -6.1  Start a new month's budget
  322.         4-7-16     -6.2  Start a new year's account
  323.  
  324.         4-7-16  4:2-7  Special CFBUDGET Techniques
  325.         4-7-16     -7.1  ACCOUNTS File Extensions
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.         4-7-17  4:2A   Appendix A - CFBUDGET Files
  336.  
  337.                        
  338.  
  339.                        Section 5.1  -  CUTILITY
  340.  
  341.         5:1-1   5:1  CUTILITY Overview
  342.  
  343.  
  344.                 5:1 CROSSREF
  345.  
  346.                 5:2 CLIBRARY
  347.  
  348.                 5:3 MUSICLIB
  349.  
  350.                 5:4 CTAPELIB
  351.  
  352.                 5:5 CSEVENT
  353.  
  354.                 5:6 CSURVEY
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.     Consider  the following list of things that CPROFILE can and  cannot  do 
  401.     for a church.
  402.  
  403.               CPROFILE can . . .
  404.  
  405.       1.  Print Full Church and Sunday School class rosters.
  406.       2.  Make lists of people who have missed three times in a row.
  407.       3.  Make mailing labels of everyone in a certain voting district.
  408.       4.  Tell you people who have birthdays or anniversaries coming up
  409.       5.  Print individual contributions statements.
  410.       6.  Tell you how many members there are; how many joined this year.
  411.       7.  Tell you who hasn't received a pastoral call in so many months.
  412.       8.  Print contributions statements, as a year-end report for taxes.
  413.       9.  Tell you who is more than 20% behind in their giving.
  414.       10. Tell you who are the top 20% givers.
  415.       11. Tell you who is available do do neighborhood canvassing.
  416.       12. Print checks for bills, then adjust the cash-on-hand figure.
  417.       13. Tell the minister when he last preached on "(any subject)".
  418.       14. Find  all  books  in  the  church  library  on  the  subject  of 
  419.           "handicapped".
  420.  
  421.  
  422.               CPROFILE cannot . . .
  423.        
  424.       1.  Smile and greet visitors warmly.
  425.       2.  Bring coffee and rolls to committee meetings.
  426.       3.  Assign committee members.
  427.       4.  Do follow-up calling - you can get lists of people to call, from
  428.           set attendance criteria, but somebody has to do the calling.
  429.       5.  Work out disagreements between church members.
  430.       6.  Prepare subject material for a talk or presentation - CPROFILE
  431.           can be a great help, such as sifting through research materials
  432.           but you have to form your own thoughts to present.
  433.       7.  Tell you who is spiritually mature, and who is not.
  434.       8.  Tell you who is having marriage or family difficulties - it takes
  435.           listening ears and an open heart for this job.
  436.  
  437.  
  438.     It is not good to try to use all the programs in CPROFILE.  CPROFILE is 
  439.     set  up to handle many different types of church  operations,  many  of 
  440.     which are probably not relevant to your ministry.   Also, many CPROFILE 
  441.     processes  are  of value only when there is enough volume of  data  for 
  442.     them, or when they are styled in the same manner as your ministry.  You 
  443.     should  only use the computer when you see that you have a BIG computer 
  444.     task  to  do.   The  Small Church / Sunday School  reports  section  of 
  445.     MPROFILE is a good example of this.   Some churches will only have  six 
  446.     or  eight classes of 8 - 10 children for Sunday School.   It just isn't 
  447.     worth keeping printed reports for this few people.   But if you have  a 
  448.     little  larger church with a sharp Youth Minister,  and there are 50 or 
  449.     100  young people attending,  then the computer will be  marvelous  for 
  450.     making  rosters  for each young person to have,  and for printing  post 
  451.     cards to send out as event reminders.  So each local church will tailor 
  452.     their particular manner of computer usage.
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.                              Page 1-4  
  461.  
  462.  
  463.             Section 2 - Basic Computer Usage Instructions
  464.  
  465.  
  466.      
  467.     A-1. Knowing your computer "hardware" and "operating system".  
  468.  
  469.     The  computer  has several components or "devices" that  are  connected 
  470.     together  with  cables and that work together from  the  central  unit, 
  471.     called the Central Processing Unit,  or CPU.   This is similar to how a 
  472.     music stereo system is designed.  In a stereo, there is the main radio, 
  473.     or  receiver,  which is turned on and "manages" receiving radio signals 
  474.     and  sending the sound to external speakers.  A separate record  player 
  475.     can be connected which enables the stereo to also receive input signals 
  476.     from a record,  then transmit them to the speakers.  A computer is very 
  477.     similar to this.   The central processing unit (CPU) manages the recei-
  478.     ving  of  signals from either an operator's  terminal  (visual  display 
  479.     screen,  with keyboard) or the disk memory unit.  When first started up 
  480.     (power  is turned on),  computers always read the disk memory to figure 
  481.     out  what to do to just get started.   The primary disk  memory  device 
  482.     always  has  the  computer "operating system" on the  beginning  tracks 
  483.     (just  like  stereo record tracks) of the disk or  diskette.  Once  the 
  484.     operating system is read from the disk, the computer immediately begins 
  485.     to run the system.  The operating system of an IBM PC is called PC-DOS. 
  486.     CP/M is another operating system name.    Running the operating  system 
  487.     means that the computer now tells you what it is thinking and allow you 
  488.     to tell it to run a computer program.  Basically,  the computer is just 
  489.     thinking  that it is at a certain disk which it will read programs  and 
  490.     data from,  and it wants to receive input from the operator's terminal. 
  491.     So  you can enter "operating system" commands or program  names,  which 
  492.     the computer will then try to "operate on".  Your computer manual tells 
  493.     you  a long list of operating system commands that you may enter;   the 
  494.     CPROFILE  operator will need to learn only 4 to 6 of these commands  to 
  495.     fully use CPROFILE.  These are described in paragraph I-C,  below.  The 
  496.     operating system always reads files from the disk. A file is a specific 
  497.     section  of the disk that has a start and  an end point,  and  contains 
  498.     either a program or data.  Each file has a file name that the operating 
  499.     system  recognizes.   The  name  has 1 to 8 characters plus a  1  to  3
  500.     character suffix.  For example, the dBASE program name is DBASE.COM. The 
  501.     file names are read and displayed on the screen when the operator enters 
  502.     "DIR".  When  running CPROFILE the file that is the DBASE  program,  and 
  503.     another  file (actually,  a large set of related files) called  CPROFILE 
  504.     are the programs that are run to perform the church management functions 
  505.     that  you  desire.   So  both CPROFILE and DBASE must show  on  entering 
  506.     "DIR", or the computer cannot start CPROFILE.
  507.  
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.                          Page 2-1-1
  526.  
  527.  
  528.  
  529.             Section 2 - Basic Computer Usage Instructions
  530.  
  531.  
  532.         The following is a simple general diagram of your computer.
  533.         
  534.           
  535.                              Computer Hardware Diagram
  536.        
  537.                     DISK (primary)
  538.                ______________
  539.               |              |
  540.               |    ------    | 
  541.               |______________|
  542.                       |               Central Processing
  543.                       |                    Unit (CPU)
  544.                       |                   ========= 
  545.                        \                /           \
  546.                          \             /             \
  547.                            \----------|               |
  548.                                       |               |
  549.                             ---------- \             /
  550.                           /             \           /
  551.                         /                 =========
  552.               (more disks)                 |    |
  553.                                           /      \
  554.                                         /          \
  555.                                       /              \
  556.                                     /                  \
  557.                                   /                      \
  558.                                 /                         \       
  559.                   OPERATOR'S   |                           \
  560.                   TERMINAL     |                           |   PRINTER
  561.                            __________                      |  ____________
  562.                          / ---------- \                    |/- - - - - - /|
  563.                          | |        | |                    /___________ //
  564.                          | |        | |                    |___________|/ 
  565.                          | ========== |
  566.                          /  .......  /
  567.                        /  ........ / /
  568.                        ============/
  569.  
  570.       A-2. Computer Start-up
  571.          
  572.       All the operator usually needs to know to begin operation is where the 
  573.       ON  switches  are  on  each computer device and  to  have  a  "system" 
  574.       diskette inserted into the main disk drive.   Initially,  the computer 
  575.       is set up to know that one of the disk drives is "primary";  that  is, 
  576.       it  is  the    disk that the computer will  always try to begin  from.  
  577.       Operating  system   start-up reads this disk to load itself  into  the 
  578.       CPU main memory. Main memory is where the computer keeps the operating 
  579.       system and small pieces of programs and data while running.   When the 
  580.       computer is turned off,  all the main memory is forgotten,  but all of 
  581.       the  disk  memory  stays  on the disk,  in files (if  the  files  were 
  582.       completely  made before power was turned off).   The operating  system 
  583.       then  displays the user's prompt "A>" on the screen,  which means  the  
  584.       operator can now enter a command.
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.                          Page 2-1-2
  592.  
  593.  
  594.  
  595.             Section 2 - Basic Computer Usage Instructions
  596.  
  597.  
  598.        A-3. Computer components
  599.  
  600.  
  601.           The  following  are  some  guidelines for  using  your  computer 
  602.           hardware -
  603.  
  604.  
  605.                   Disks / diskettes
  606.  
  607.           1.  Watch where you put  your diskettes.  The recording  surface
  608.           must not be touched; always leave the diskette in its protective
  609.           jacket when it is not in the disk drive.   Also,  do not put  it 
  610.           near  or  on any  metal objects.  For example, never put a paper 
  611.           clip on it.
  612.  
  613.           2.   Periodically  - every 6 months or so - clean your  diskette 
  614.           drive heads.  You can buy a cleaning diskette kit for $20 to $30
  615.           which will do this.   If you don't,  your disk drive will surely 
  616.           fail you, eventually.
  617.  
  618.           3.   Ocassionally store one copy of your back-up data files in a 
  619.           different  location  away  from the church.   If  there  were  a 
  620.           disaster at the church building, the data would still be saved.
  621.  
  622.           4.   Have  your disk drives serviced if they begin to sound  too 
  623.           noisey.   Taking  them  in  to a repair location  is  much  less 
  624.           expensive  than  having someone come to your church  and  making 
  625.           repairs.
  626.  
  627.           5.   All newly-purchased diskettes must be formatted before they 
  628.           can be written on.   Formatting marks data addresses on the disk 
  629.           in  proper  locations for your computer to be able to  find  the 
  630.           data.   Computers have a utility program, usually called FORMAT, 
  631.           that performs formatting automatically for the system.
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.                  Visual Display Terminal
  637.  
  638.           1.   After  the terminal is initially connected and set  up,  it 
  639.           should work fine for a long time.   The display of a terminal is 
  640.           usually  24 lines of 80-characters.   The full 96-character set, 
  641.           called ASCII characters,  is used in dBASE and CPROFILE.   There 
  642.           are some special keys to become familiar with:  the escape (ESC) 
  643.           key will almost always get you out of an operation,  if you want 
  644.           to terminate a long process that you didn't mean to start.   You 
  645.           must realize,  though,  that if you were making a file update or 
  646.           copy,  that your data that you were making will not be recorded, 
  647.           or will not be in program-readible form.   You would have to re-
  648.           start such an operation all over.   Also,  if you were printing, 
  649.           you  might  not get the dbase prompt,  but rather  the  keyboard 
  650.           entries would be printed rather than be displayed.   Just  enter 
  651.           "QUIT" to exit dBASE and clear the printer.
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.                          Page 2-1-3
  658.  
  659.  
  660.  
  661.             Section 2 - Basic Computer Usage Instructions
  662.  
  663.  
  664.                 Printer
  665.  
  666.     1. The CPROFILE programs all print reports that are of a size inside of 
  667.     a standard  8-1/2  x 11 size of print paper.  If you  want  reports  to 
  668.     stretch  out  over a 11 x 17 - sized sheet,  then you need to get  some 
  669.     custom  programming done on the reports.   Actually,  this is not  very 
  670.     difficult a task.  Any fairly good dBASE programmer can juggle a report 
  671.     format in a half hour or so.
  672.  
  673.     2.  Mounting paper properly,  and even getting the right kind of paper, 
  674.     can be a bit of an exercise,  at first.   You will mainly have  to  see 
  675.     where print-out formats appear for the different reports, then learn to 
  676.     set the paper to match the anticipated starting print position.
  677.  
  678.     3.   All reports assume the operator has just set top-of-form.  If this 
  679.     has  not been done,  the bottom of the report pages will appear in  the 
  680.     middle of each sheet.
  681.  
  682.     4.  You  will  need to learn how to set any special  printer  switches.  
  683.     Printers can be adjusted for the following things -
  684.               - 10 or 12 characters per inch print spacing
  685.               - baud rate = 1200, 9600, ...
  686.               - page length (good for small label printings,  although the 
  687.               MPROFILE  labels  print  routine  can  handle  this  without 
  688.               changing the standard sheet length).
  689.               - print speed/clarity ("matrix" printers)
  690.     If  you are required to have a program send some "ASCII" characters  to 
  691.     the printer for start-up, MPROFILE has a routine for you to set this up 
  692.     and  have it ready for your printer all the time.   Then just   perform  
  693.     the printer start-up routine whenever you turn on the printer.
  694.  
  695.     5.   Printers  have  two kinds of paper feeding mechanisms  - 
  696.           1) Friction-feed is like a type-writer,  where the  roller holds
  697.           the  paper tightly in place.   This is good for one sheet  at  a 
  698.           time, but not for working with continuous-form paper (fan-fold).
  699.           This  type of paper will quickly start to slide off the  desired 
  700.           place in the roller, then get fowled up.  You can never use fan-
  701.           fold  paper for large reports in a friction-feed  printer.   
  702.           2)  You have to have a tractor-feed mechanism.   This holds  the 
  703.           paper  by  sprocket holes while the roller is loose against  the 
  704.           paper inside the print area.  A third mechanism is the automatic 
  705.           sheet-feed mechanism.   This device takes single-sheet paper and 
  706.           automatically feeds a sheet at a time into the printer to  print 
  707.           it.   The roller friction holds the sheet in place.   The author 
  708.           strongly  recommends  this method for all reports that are  sent 
  709.           out,  such as contribution statements.   This saves the time  of 
  710.           tearing  the  sheets  apart and the pin-hole sides off  of  each 
  711.           sheet.   Think about it.  How much time do you conceive it would 
  712.           take  to tear apart 300 contributions statements,  for  example, 
  713.           each quarter?  You can save all that time with a sheet feeder.
  714.  
  715.     6.  Controlling where printed pages fall is a common problem to have to 
  716.     work out.  Fan-fold paper can fall to stay fan-folded,  even without  a 
  717.     special  tray to catch it in,  if you precisely place the  printer  and 
  718.     related furniture at the right place.  You just have to work at this to 
  719.     make it work.  Paper jambing can be the result of improper placement of 
  720.     the input paper load.
  721.  
  722.  
  723.                          Page 2-1-4
  724.  
  725.  
  726.  
  727.             Section 2 - Basic Computer Usage Instructions
  728.  
  729.  
  730.           
  731.                    2-DISKETTE COPY PROCESS
  732.  
  733.        1.   Look at the size of your MEMBERS.DBF file.  Let's say that when 
  734.        you enter:  DIR MEMBERS.DBF (MS/DOS), and the screen shows your file 
  735.        has  482  k-bytes.   You have a diskette capacity  of  360  k-bytes.  
  736.        Let's use 350 k-bytes,  in order  to  provides a  safe  margin.  You 
  737.        also know that you have 1,460 records in the MEMBERS file.   (During 
  738.        the  last MUPDATE-ADD,  the record number will be at the end of  the 
  739.        file, and is displayed at the top of the screen). Dividing 
  740.        340 into 482 gives about 1.4, so you have 40% too many records for 
  741.        one diskette.  Taking 40% of 1,460 gives about 584 records. Subtract 
  742.        this  584 from 1,460 gives about 900 records.  This is the number of 
  743.        records you can safely write onto your diskette. 
  744.  
  745.        2.  Now go into dBASE, getting the dot prompt.   Do  not  start  the 
  746.        MPROFILE program. Now enter the following sequence -
  747.  
  748.          USE B:MEMBERS                 (assumes the data disk is "B")
  749.  
  750.                              (Insert an empty diskette into the "A" drive.)
  751.  
  752.          RESET                       (Resets for a diskette change - CP/M)
  753.  
  754.          COPY TO A:MEMBERS1 FOR #<901 (Copies the first 900 records to the  
  755.                                        file named MEMBERS1, on the A drive)
  756.         
  757.                             (After you get the dot prompt, change to your
  758.                               second diskette, then enter -
  759.          RESET                         (for CP/M, only)
  760.          COPY to A:MEMBERS2 for #>900 (Copies all records above number 900)
  761.  
  762.               NOTE:  If you go above 2 diskettes, the middle command will
  763.                      look something like -
  764.                         COPY to A:MEMBERS for #>900 .and. #<1801
  765.                      This copies from the middle of the MEMBERS file.
  766.  
  767.       You now have your MEMBERS file on two diskettes. To recover, you will 
  768.       need to perform the following sequence -
  769.          USE A:MEMBERS1
  770.          COPY TO B:MEMBERS
  771.                              (Switch diskettes in drive A)
  772.          USE B:MEMBERS
  773.          APPEND FROM A:MEMBERS2
  774.  
  775.  
  776.  
  777.  
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.                          Page 2-1-5
  790.  
  791.  
  792.  
  793.            Section 2 - Basic Computer Usage Instructions
  794.  
  795.  
  796.     F. Planning Your Day-to-day Computer Usage
  797.  
  798.     1.  The Computerized Church Office
  799.  
  800.     The  computer  represents two things in a church - rapid processing  of 
  801.     information  to make nice reports,  and a very high degree  of  organi-
  802.     zation in the office.  In order to be able to put the computer to work, 
  803.     you have to get all your church information together.   This means such 
  804.     things  as  determining  who are valid church members and  getting  all 
  805.     membership  data together - maybe sending out a member survey form  for 
  806.     this  information,   planning  a system and schedule for  entering  the 
  807.     Sunday offering amounts into the CFINANCE program,  putting together  a 
  808.     list of all your tapes from the tape ministry,  sorting through all the 
  809.     music in the music library,  deciding what might be used in the future, 
  810.     and so forth.  This can all be quite a chore. You probably want to take 
  811.     on one task at a time.  The computer requires you to do this before you 
  812.     start  your real data file building.  An efficient computerized  church 
  813.     office will have a set plan for gathering all computerized church data, 
  814.     for making the updates into the computer,  and for making and distribu-
  815.     ting  the  reports (most CPROFILE processes make reports;  only  a  few 
  816.     allow the operator to make ad-hoc queries for data).   Everyone that is 
  817.     involved  knows  the  sequence that is performed,  and knows  what  the 
  818.     results will be.
  819.  
  820.     2.  Initial CPROFILE Start-up
  821.  
  822.     As you get into regular usage of the computer,  you will need to settle 
  823.     on a system of maintaining the church data.  As soon as you get it  all 
  824.     entered, it will get to be out-of-date very soon.  You need to plan how 
  825.     you will maintain the data even before you enter it the first time. You 
  826.     want  to establish things like putting a basket in a central place that 
  827.     membership change information notes can be dropped,  which is then used 
  828.     to  make regular updates (maybe monthly) to the MEMBERS file  and  make 
  829.     new reports.  You also will want to decide when to send out the contri-
  830.     butions  statement,  and  when to make a full church directory to  make 
  831.     available to all members.
  832.  
  833.     Once  you have your data together,  you need to enter it all  into  the 
  834.     respective  files.   You might want to have a data entry  party,  where 
  835.     there  is  a marathon of selected people on rotation,  doing  the  data 
  836.     entry for several days/evenings. In order to start data entry, you have 
  837.     to  already know the CPROFILE processes.  The data entry person that is 
  838.     assigned  as the regular needs to learn all aspects of entering  church 
  839.     information  and  what the CPROFILE processes are  like.   This  person 
  840.     should  try all functions that are anticipated to be used,  and  should 
  841.     enter data in as many forms as possible. In the MEMBERS Update process, 
  842.     you can only enter names in the format of: first letter is capitalized, 
  843.     followed by the remaining letters being in small case.  If there is  an 
  844.     error  in  this,  you  will  never be able to access  the  record  from 
  845.     CPROFILE,  since  it  will be unable to make a match.  This  can  be  a 
  846.     problem when you only have a first initial.  Also, it is good to make a 
  847.     lot  of  invalid operator errors on the sample data file,  just to  see 
  848.     what happens, so that you will not be worried about the consequences if 
  849.     you do so with the real data files.   So when you are confident of your 
  850.     understanding of CPROFILE proceses, you can just start to roll.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.                          Page 2-8
  856.  
  857.  
  858.  
  859.            Section 2 - Basic Computer Usage Instructions
  860.  
  861.  
  862.     3.  Planning Your Computer Personnel
  863.  
  864.     There are basically two job types in the use of a computer - the system
  865.     (hardware) person,  and the operator (data entry).  They are described, 
  866.     as follows -
  867.  
  868.       1) The computer system specialist - This person learns all about  the 
  869.       computer  hardware components,  and their special operating  require-
  870.       ments. This person is very involved in initial set up of the computer 
  871.       components, and getting the operating system and disk files in proper 
  872.       order.   The printer and terminal are connected,  followed by testing 
  873.       of their operation.  Then a report is made that tells all the special 
  874.       details that had to be performed to put the computer together.   This 
  875.       report  is carefully saved,  in order to be referenced later if there 
  876.       are any problems,  or if any computer computer components are changed 
  877.       or added.   This person will be an on-call type of person,  available 
  878.       for resolving any operational difficulties. The computer system spec-
  879.       ialist will also need to learn the CPROFILE programs to some  degree. 
  880.       Any computer problems or special needs will be defined in the context 
  881.       of  CPROFILE  processes.   This  person will also find where  to  get 
  882.       needed computer supplies,  like paper and printer ribbons,  then make 
  883.       the initial purchases.
  884.  
  885.       2)   The  computer  operator - This is a regular job  at  the church. 
  886.       It  will be an hourly kind of function,  where someone can learn  the 
  887.       CPROFILE operations then plan certain times for data entry and report 
  888.       making.   You will  probably want to pay him/her.  It is a real  nice 
  889.       part-time job for someone,  and provides valuable computer experience 
  890.       for someone wanting to work in the business world. The job is to just 
  891.       learn  the CPROFILE processes that will be used by  the  church,  and 
  892.       learn  where the data is and how to interpret it.   This person  will 
  893.       keep  the computer usage log notebook,  tracking when files were  up-
  894.       dated,  when reports were made,  and when to order new supplies.  Any 
  895.       special tasks requiring more help will require this person to do some 
  896.       training  of others.   This person will learn how to be in touch with 
  897.       the  church staff about who can get what kinds of  computer  reports. 
  898.       He/she  might make an occasional presentation about information  from 
  899.       the computer, or about what the capabilities of the computer are.
  900.  
  901.  
  902.  
  903.  
  904.  
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.                          Page 2-9
  922.  
  923.  
  924.  
  925.            Section 2 - Basic Computer Usage Instructions
  926.  
  927.  
  928.     4.  The Computer Usage Log
  929.  
  930.     It  is  highly recommended that you get a regular  3-ring  notebook  to 
  931.     store all computer information in.   You will want to first insert this 
  932.     manual at the back of it.   When you order supplies, you can note where 
  933.     you bought them, and who to contact. Then, most importantly, you should 
  934.     make a special form sheet for recording computer operation time.   This 
  935.     computer usage log will do the following for you: 
  936.         1.  It gives you a record of how much the computer is used, helping 
  937.         you to schedule tasks. 
  938.         2.  It  is the place to record what the status of your files  is  - 
  939.         especially  on  CP/M systems,  since they do not date-stamp  files.
  940.         You  can enter when secondary files were made,  and  when  back-ups 
  941.         were made onto diskette.
  942.         3.  You can enter when disk cleaning was performed. 
  943.         4.  Any problems you have in operating the computer should be fully 
  944.         described  in this log,  and what you had to do to fix the problem.  
  945.         If  there  is a similar problem later,  you can just look  up  your 
  946.         solution.
  947.  
  948.  
  949.     The following Figure is a section of a sample Computer Usage Log -
  950.  
  951.  
  952.               Figure 2-1  -  Computer Usage Log
  953.  
  954.  
  955.                         COMPUTER USAGE LOG       
  956.                                                       October, 1984
  957.  
  958.  
  959.      DATE-TIME     OPERATOR    TASKS PERFORMED        COMMENTS
  960.     =======================================================================
  961.     Friday-10/22 |  Gwen    |  MEMBERS update   |  All processes ran fine
  962.     -----------------------------------------------------------------------
  963.      10:30-1:00  |          |                   |
  964.     =======================================================================
  965.     Saturdy-10/23|  Jim     | Made tape labels  |
  966.     -----------------------------------------------------------------------
  967.      9:20-9:45   |          |                   |
  968.     =======================================================================
  969.     Saturdy-10/23|   Bob    |Fixed problem with |The printer is OK now, Sue
  970.     -----------------------------------------------------------------------
  971.      4:00 P.M.   |          |the printer        |  
  972.     =======================================================================
  973.     Sunday-10/24 | Glen     |saved sermon notes |
  974.     -----------------------------------------------------------------------
  975.      8:42        |          |                   |
  976.     =======================================================================
  977.     Monday-10/25 | Gwen     | special rosters   |Woops, we ran out of paper
  978.     -----------------------------------------------------------------------
  979.                  |          |                   | Some more coming by Tues
  980.     /\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.                          Page 2-10
  988.  
  989.  
  990.  
  991. play payment amounts from specified date
  992.  
  993.         4-7-15  4:2-6  ACCOUN